Les outils collaboratifs : une nouvelle façon de travailler

 

Le travail collaboratif concerne tout type d’entreprise et toute taille de structure. Il offre de nombreux bénéfices : visibilité, productivité, partage de connaissances, compétitivité, on sait bien à quel point on avance plus vite et mieux quand l’intelligence collective est sollicitée.

Les outils collaboratifs gratuits permettent à une entreprise ou une association de disposer d’outils de travail efficaces, à faibles coûts, pour communiquer à distance, travailler à plusieurs, et faciliter toutes les tâches de la gestion de projet. L’actualité des outils collaboratifs en ligne est toujours aussi riche et la liste des outils s’allonge : quelles solutions indispensables choisissez-vous pour réussir votre fameuse transformation digitale ?

Quels sont les outils de travail collaboratif à disposition ?

Les outils collaboratifs sont des outils numériques qui favorisent le travail collaboratif et dépassent la notion de travail coopératif : les personnes concernées par un projet ne travaillent plus de manière isolée, en silo, mais ensemble, et en temps réel.

 

La liste des outils collaboratifs

Selon les logiciels, vous pouvez disposer d’une grande variété d’outils et/ou de fonctionnalités. Dressons un panorama à travers la liste des outils collaboratifs ci-dessous :

• la suite bureautique,
• le CRM (base de données clients partagée),
• l’agenda ou calendrier partagé,
• la messagerie email,
• la messagerie instantanée ou chat,
• la visioconférence,
• le gestionnaire de tâches,
• la plateforme de partage et de transfert de fichiers,
• le canal de communication interne (intranet),
• le réseau social d’entreprise,
• la plateforme collaborative,
• la solution de gestion de projet,
• le forum,
• la solution de Knowledge Management (gestion des connaissances),
• la base documentaire collaborative (GED),
• la cartographie, mindmapping interactif.

 

Pourquoi utiliser des outils web collaboratifs ?

✅ Ils permettent de

❌ Ils évitent

de communiquer à distance, d’engager toutes les forces vices dans un projet, d’échanger en direct, de centraliser l’information, d’y accéder simultanément, d’organiser le travail, de suivre en temps réel l’avancement et l’attribution des tâches, de synchroniser les fichiers et les échanges, d’améliorer en continu les méthodes de travail, d’être mobile (itinérant, multisite, multinational).

la saturation des boîtes mail, la participation à trop de réunions, l’éparpillement des données, la circulation d’une information erronée, la multiplication des versions du même document, la réalisation de tâches répétitives sans valeur ajoutée, le travail isolé, la rétention d’informations, le travail sur la mauvaise version du document, l’impossibilité de partager des fichiers, les quiproquos sur les responsabilités de chacun, les amalgames sur les délais à respecter, une mauvaise compréhension des objectifs, la perte de temps et de productivité, l’immobilisation du projet.

 

Les entreprises estiment que les technologies collaboratives :

• accélèrent la prise de décision (85 %),
• rendent les process plus efficients (79 %),
• permettent d’augmenter les ventes (73 %).